Nowe, dnia 31.12.2020r.

 

Nasz znak: IKS.271.202.2020.MC(PP)

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Urząd Gminy w Nowem, zwraca się z zapytaniem o złożenie oferty w ramach zadania polegającego na „Sukcesywnej dostawie artykułów biurowych i papierniczych dla Urzędu Gminy w Nowem w roku 2021.”

W niniejszym postępowaniu, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo  Zamówień Publicznych – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2019r. poz. 1843, nazywana dalej ustawą pzp lub PZP). Podstawę wyłączenia stosowania ustawy stanowi jej art. 4 pkt 8.

 

1.   Nazwa i adres Zamawiającego

     Gmina Nowe, Plac Św. Rocha 5, 86 – 170 Nowe,

     tel. 052 33 37 210, fax. 052 33 28 466.         

     W imieniu Zamawiającego postępowanie prowadzi: Magdalena Cichowicz,

     tel. 52 33 37 250, e-mail: zamowienia@gminanowe.pl.   

2.   Przedmiot zamówienia

1)Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa artykułów biurowych i papierniczych dla Urzędu Gminy w Nowem w roku 2021.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Wykazie artykułów biurowych i papierniczych, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

3) Zamawiający wymaga dostawy produktów nowych i oryginalnych. Nie dopuszcza się zastosowania produktów równoważnych/ zamiennych.

4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości materiałów biurowych i papierniczych w stosunku do wymienionych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Ilości podane w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego są ilościami maksymalnymi.

5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

·          30197000-6 – drobny sprzęt biurowy

·          30199792-8 – terminarze ścienne

·          30199500-5 – segregatory, pudełka na listy, pudełka do przechowywania i podobne wyroby

·          30199220-8 – czyste karty pocztowe

·          30199100-1 – kalka; papier samokopiujący; zestawy powielające oraz papier bez kalki

·          30199000-0 – papeteria i inne wyroby

·          30190000-7 – różny sprzęt i artykuły biurowe

·          30197600-2 -  papier i tektura gotowe

 

3.   Wyjaśnienie treści zapytania ofertowego

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż na 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął później niż na 3 dni przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający umieści na stronie www.bip.gminanowe.pl. Prosimy zatem o bieżące śledzenie w/w strony internetowej.

 

4.   Odrzucenie oferty

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1)   jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;

2)   zawiera błędy w obliczeniu ceny;

3)   zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

4)   Wykonawca nie dostarczył wraz z ofertą artykułów (próbek) lub złoży artykuły niezgodne z wymaganiami Zamawiającego.

 

5.   Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny, w szczególności gdy wartość najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką przeznaczono na realizację zamówienia.

6.   Sposób przygotowania oferty

1)   Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;

2)   każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;

3)   ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie do pisania lub pismem odręcznym;

4)   do wypełnionego formularza ofertowego należy dołączyć Wykaz artykułów biurowych i papierniczych, stanowiących załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;

5)   pełnomocnictwo (jeśli dotyczy), z którego treści wynikać będzie, iż osoba w nim wymieniona jest upoważniona do dokonywania czynności w postępowaniu oraz/ lub do podpisania umowy;

6)   po 1 sztuce następujących artykułów (próbek):

·          korektor taśmowy (poz.I.45),

·          długopis (poz. I.93),

          w celu umożliwienia oceny zgodności artykułów z wymaganiami Zamawiającego.

    7) próbki zostaną zwrócone Wykonawcy po wyborze najkorzystniejszej oferty. Niezłożenie w/w artykułów lub złożenie artykułów niezgodnych z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w wykazie artykułów biurowych i papierniczych nie będzie podlegało uzupełnieniu/ poprawie. Będzie skutkować odrzuceniem oferty.

     8) cena ofertowa musi uwzględniać maksymalny koszt realizacji zadania (cena za cały okres umowy);

    9) cena oferty podana w formularzu ofertowym musi być wyrażona w złotych polskich;

  10) cena winna być wyrażona w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (tj. z dokładnością do 1 grosza), przy czym Zamawiający przypomina, że obowiązujące matematyczne zasady zaokrąglania są następujące: 

a)  w sytuacji, kiedy na trzecim miejscu po przecinku jest cyfra „5” lub wyższa, wówczas wartość ulega zaokrągleniu „w górę” (to znaczy, że: np. wartość 0,155 musi zostać zaokrąglona do 0,16),

b) w sytuacji, kiedy na trzecim miejscu po przecinku jest cyfra „4” lub niższa, wówczas wartość ulega zaokrągleniu „w dół” (to znaczy, że: np. wartość 0,154 musi zostać zaokrąglona do 0,15); Wykonawcy przy dokonywaniu wszelkich obliczeń muszą przestrzegać powyższych zasad zaokrąglania. W razie pomyłki w tym zakresie Zamawiający dokona poprawek zgodnie  z wyżej przedstawionymi zasadami,

     11) cena podana w formularzu ofertowym powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego;

 

7.   Miejsce, termin i sposób składania ofert

1)     ofertę należy złożyć w formie pisemnej (na załączonym formularzu – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) do dnia 11 stycznia 2021r. do godziny 10:00 w Biurze Obsługi  Interesanta Urzędu Gminy Nowe, pok. nr 5, Plac Św. Rocha 5, 86-170 Nowe . Biuro Obsługi Interesanta jest czynne od poniedziałku do czwartku w godzinach 8-15, piątek 8-14.

2)        składając ofertę pisemnie prosimy ją zaadresować na adres Zamawiającego i opatrzyć informacją: Oferta na zadanie pn.: „Sukcesywna dostawa artykułów biurowych i papierniczych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

3)     decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.

 

 9.      Sposób oceny ofert i wybór najkorzystniejszej oferty

1)   kryterium decydującym o wyborze oferty jest cena (100%);

2)   za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów;

 

 

 

 

3)   sposób obliczania kryterium - według wzoru:

 

    najniższa cena z rozpatrywanych ofert

Ilość punktów = ----------------------------------------------------- x 100%

cena badanej oferty

 

4)   Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

10. Umowa i termin realizacji zamówienia

1) Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego;

2) Wykonawca który złoży najkorzystniejszą ofertę będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie do 7 dni od dnia przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej;

3) Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 31.12.2021r.

 

11.       Obowiązek informacyjny w zakresie przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. 2016, nr 119, s. 1), zwanego dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Nowe z siedzibą mieszczącą się pod adresem: Plac Św. Rocha 5 86-170 Nowe tel. 52 33 37 210.– reprezentowany przez Burmistrza Nowego, zwanego dalej „Administratorem”.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się pod adresem e-mali: inspektor@cbi24.pl lub pisemnie, kierując korespondencję pod adres siedziby Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO, zwanego dalej „zamówieniem”.

4. Pani/Pana danych osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – jako niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO – jako niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na mocy przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.) oraz innych przepisów prawa.

5. W związku z przetwarzaniem danych w celu, o którym mowa w ust. 3, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

a) podmioty uprawnione do tego na podstawie przepisów prawa,

b) podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem są współadministratorami danych osobowych lub przetwarzają w imieniu Administratora dane osobowe, jako podmioty przetwarzające.

6. Administrator nie ma zamiaru przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu określonego w ust. 3, jak również przez okres w zakresie wymaganym przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), akty wykonawcze do tej ustawy oraz inne przepisy prawa.

8. W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu:

a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do otrzymania kopii danych podlegających przetwarzaniu,

b) prawo żądania sprostowania danych osobowych które są nieprawidłowe, a także prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych[1],

c) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w następujących przypadkach:

- gdy kwestionuje Pani/Pan prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,

- jeżeli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Pani/Pan sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania,

- Administrator nie potrzebuje już danych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Panu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

- jeżeli wniosła/wniósł Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

d) prawo do przenoszenia danych na zasadach określonych w art. 20 RODO.

9. w związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych nie przysługuje Pani/Panu:

a) prawo do usunięcia danych osobowych, gdyż na podstawie art. 17 ust. 3 lit. b), d) oraz e) RODO – prawo to nie ma zastosowania w związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w ust. 3,

b) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż nie ma ono zastosowania, jeżeli podstawę prawną przetwarzania tych danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) lub c) RODO.

10. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pod adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie danych osobowych wyklucza możliwość udzielenia zamówienia.

12. Nie podlega Pani/Pan decyzjom, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO.

  

 

 

 

                                                                                      Zastępca Burmistrza Nowego

 

                                                                                       Zbigniew Lorkowski

 

 

 

 

 

Załączniki:

1.   Wykaz artykułów biurowych i papierniczych

2.   Formularz ofertowy

3.   Wzór umowy

4.   Wzór koperty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru

 

 



[1] Realizacja prawa do sprostowania nie może: 1) skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z przepisami prawa; 2) naruszać integralności protokołu zamówienia publicznego i jego załączników.