Nowe, dnia 20 marca 2019r.

 

Nasz znak: IKS.271.16.2019.MC

                                                               

              ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Urząd Gminy w Nowem, zwraca się z zapytaniem ofertowym na dostawę nowych materiałów eksploatacyjnych wg załączonej grupy asortymentowej na wykonanie zamówienia o wartości netto poniżej 30 000,00 euro.

 

W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo  Zamówień Publicznych – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. ( Dz. U. z 2017r. poz. 1579 z późn. zm). Zamówienie udzielane jest z pominięciem ustawy na podstawie art. 4 pkt 8.

 

I.       Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO:

Gmina Nowe, Plac Św. Rocha 5, 86 – 170 Nowe,

tel. 052 33 37 210, fax. 052 33 28 466.         

W imieniu zamawiającego postępowanie prowadzi: Magdalena Cichowicz,

tel. 052 33 37 250, e-mail: zamowienia@gminanowe.pl

II.               Przedmiot zamówienia

1.                Nazwa przedmiotu zamówienia:

„Zakup i sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

2.   Opis przedmiotu zamówienia

Zamawiający zastrzega, że dostarczone materiały eksploatacyjne muszą być oryginałami sprzętu danego producenta, a tym samym Zamawiajacy nie dopuszcza  zamienników.

 

Opis znajduje się w załącznikach nr 1a (Asortymentowy wykaz materiałów eksploatacyjnych).

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości materiałów eksploatacyjnych w stosunku do wymienionych ilości w załączniku nr 1a (Asortymentowy wykaz materiałów eksploatacyjnych). Ilości podane w załącznikach są ilościami maksymalnymi.

 

KOD CPV - 30190000-7  Różny sprzęt i artykuły biurowe

                                            -30197000-6   Drobny sprzęt biurowy  

 

 3.      Zamawiający nie dokonał podziału zamówienia na części.

 

III. Istotne  warunki zamówienia

1. Wyjaśnienie treści zapytania ofertowego.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do zamawiającego nie później niż na 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął później niż na 3 dni przed upływem terminu składania ofert, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający umieści na stronie www.bip.gminanowe.pl. Prosimy zatem o bieżące śledzenie ww. strony internetowej.

 

 

2. Odrzucenie oferty

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,

2)      zawiera błędy w obliczeniu ceny,

3)      zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

 

3. Unieważnienie postępowania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny, w szczególności gdy wartość najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką przeznaczono na realizację zamówienia.

 

W przypadku składania oferty przez przedstawiciela, do oferty powinno być dołączone stosowne pełnomocnictwo.

 

V. Miejsce, termin i sposób składania ofert

 

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w języku polskim (na załączonym formularzu) osobiście/ pisemnie/ listem do dnia 02 kwietnia 2019r. do godziny 14:00 w Sekretariacie Urzędu Gminy Nowe pok. nr 26.

 

2. Składając ofertę pisemnie prosimy ją zaadresować na zamawiającego i opatrzyć informacją:

 

                                 Oferta na:

„Zakup i sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

 

Nie otwierać przed 02 kwietnia 2019r. godz.14:00

 

 

3.                Ofertę należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem 1a do zapytania oraz Załącznikiem nr 3 – Formularz ofertowy

4.                Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

5.                W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia  wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego.

6.                Jeżeli Wykonawca zastrzega, ze informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępnione, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, oznaczonej napisem: „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.” Informację o zastrzeżeniu dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy podać również w formularzu ofertowym.

 

V.           Sposób oceny ofert i wybór najkorzystniejszej oferty.

 

1.         Kryterium decydującym o wyborze oferty jest:

                  -  cena (100%) ,

 

2.         Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów (100 pkt) i spełni wymogi określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym.

 

3.         Sposób obliczania punktów w kryterium cena - według wzór:

 

            najniższa cena z rozpatrywanych ofert

      niepodlegających odrzuceniu

Ilość punktów = ----------------------------------------------------- x waga (pkt)

cena badanej oferty

 

4.             W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, ze dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Cena w ofertach dodatkowych nie może być wyższa niż cena w ofercie podstawowej.

 

 

VI.             Umowa i termin realizacji zamówienia

 

1.         Wykonawca który złoży najkorzystniejszą ofertę będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie do 7 dni od dnia przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej.

 

2. Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze drogą mailową.

 

3.  Termin realizacji zamówienia:

                     od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2019r.

4.  Zmiany umowy:

a) wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają pisemnego aneksu,

b) Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy w przypadku, gdy konieczność zmiany w tym, w zakresie wysokości wynagrodzenia, związana jest ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. w zakresie zmiany wysokości stawki podatku VAT)

 

VII. Informacje dodatkowe

a) Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie zostaną wzięte pod uwagę.

b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru oferty, odstąpienia od wyboru oferty, zamknięcia bez wybrania którejkolwiek z ofert lub zakończenia przed terminem postępowania bez podania przyczyny.

c) Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

d) Jeśli w trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie w stanie zaoferować poszczególne produkty objęte zamówieniem za cenę niższą niż podana w ofercie (np. z uwagi na promocje lub rabaty), Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przy cenach niższych.

e) Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z04.05.2016,str.1), dalej „RODO”, jeżeli w toku niniejszego postępowania Wykonawca udostępni Zamawiającemu swoje dane osobowe lub dane innych osób, w których jest posiadaniu informuję, że: - administratorem danych osobowych jest Gmina Nowe, Plac Św. Rocha 5, 86 – 170 Nowe, tel. 523337210, - inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Nowe jest Pani Agnieszka Stawicka, e-mail: inspektor@cbi24.pl, - dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art.6 ust.1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, - dane osobowe będą przechowywane,  przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, - obowiązek podania danych osobowych (jeśli zajdzie taka potrzeba) bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp, - w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art.22 RODO, - osoba, w której posiadaniu danych osobowych jest Zamawiajacy ma prawo: a) na podstawie art.15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, b) na podstawie art.16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ( skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników), c) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.18 ust. 2 RODO ( prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego), d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, ze przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, - osobie nie przysługuje: a) w związku z art.17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art.20 RODO, b) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit.c RODO

 

 

 

 

                                                                                     Burmistrz Nowego

                                                                                       Czesław Woliński

                                                      UWAGA!!!!!!!!!

Nowe, dnia 27 marca 2019r.

 

Nasz znak: IKS.271.16.2019.MC                    

        

                                                                       Wykonawcy ubiegający się o wykonanie zadania

 

Na podstawie art.38 ust.1 Prawa zamówień publicznych – ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz.U. z 2018r. , poz.1986) Wykonawca zwrócił się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji. Zgodnie z art.38 ust.2 Pzp Zamawiający przekazuje treść pytań wraz z wyjaśnieniami.

 

 

Dotyczy: Zapytania z dnia  26 marca 2019r. w postępowaniu:

 „Zakup i sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

Pytanie nr 1) w nawiązaniu do w/w numeru sprawy informuję, iż pozycja I.2 załącznika nr 1a, tj. "HP LaserJet 1100 (HP C4092A)" została wycofana z produkcji przez producenta urządzenia. Zwracamy się z prośbą o dopuszczenie w tej pozycji materiałów równoważnych z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

 

Ad.1) Zamawiający wyraża zgodę na dopuszczenie materiałów równoważnych w pozycji I.2 załącznika nr 1a, tj. „HP LaserJet 1100(HP C4092A)”.

 

 

 

                                                                                                       Burmistrz Nowego     

                                                                                                      Czesław Woliński

 

 

                                                                                       Nowe, dnia 29 marca 2019r.

 

UWAGA!!!! Zmiana terminu składania ofert w zapytaniu ofertowym na "Zakup i sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem"

 

Zamawiający informuje, iż w związku z otrzymaniem w dniu 29 marca 2019r. pytań do ww. zapytania ofertowego na "Zakup i sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjcnych dla Urzędu Gminy w Nowem", przedłuza termin składania ofert do dnia 05 kwietnia 2019r. do godziny 11:00.

Jednocześnie Zamawiający informuje, ze w najblizszym czasie zostaną opublikowane odpowiedzi na zadane pytania.

 

                                                                                            Burmistrz Nowego

                                                                                            Czesław Woliński

 

Nowe, dnia 04 kwietnia 2019r.

 

Nasz znak: IKS.271.16.2019.MC                    

        

                                                                       Wykonawcy ubiegający się o wykonanie zadania

 

Na podstawie art.38 ust.1 Prawa zamówień publicznych – ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz.U. z 2018r. , poz.1986) Wykonawca zwrócił się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji. Zgodnie z art.38 ust.2 Pzp Zamawiający przekazuje treść pytań wraz z wyjaśnieniami.

 

 

Dotyczy: Zapytania z dnia  29 marca 2019r. w postępowaniu:

 „Zakup i sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

Pytanie nr 1) „W myśl ogólnie przyjętych zasad o uczciwej konkurencji oraz zasad równego traktowania produktów i podmiotów, w wnioskujemy o zmianę zapisów specyfikacji w pkt. Opis przedmiotu zamówienia dopuszczających do postępowania wyłącznie materiały oryginalne producentów urządzeń i umożliwienia zaoferowania na równych prawach również materiałów równoważnych, zarówno tzw. „fabrycznie nowych” jak i „fabrycznie nowych prefabrykowanych/ remanufactured/ reconditioned” o takich samych parametrach technicznych funkcjonalnych oraxz identycznej jakości wydruków, w cenie od 5-10 krotonie niższej. Materiały „fabrycznie nowe prefabrykowanych/ remanufactured/ reconditioned” wytwarzane są na całym świecie a także w Polsce, zarówno przez producentów OEM (oryginalnych) – np. Xerox, Lexmark, Canon oraz producentów niezależnych np. Agfa Photo oraz wielu innych. Jednocześnie wnioskujemy o skorzystanie przez Zamawiającego z możliwości wymagania referencji od oferenta, jako gwarancji jakości tych materiałów.

      W załączeniu materiał informacyjnych, stanowiący argumentację na rzecz naszego wniosku. Prosimy o uzasadnienie wraz z udokumentowaniem przyczyn nie dopuszczenia do postępowania materiałów równoważnych. Zwracamy też uwagę, że pozostawienie urządzeń na gwarancji nie jest argumentem, ponieważ przepisy unijne, jak i treść kart gwarancyjnych dostawców urządzeń nie zabraniają stosowania materiałów równoważnych pod groźbą utraty praw gwarancyjnych. Stanowisko między innymi  w tej sprawie zajął Urząd Zamówień Publicznych w piśmie z dnia 30.03.2017roku (w załączeniu).

      Zasady uczciwej konkurencji są wartością uniwersalną i powinny obowiązywać we wszystkich postępowaniach, gdzie są dysponowane środki publiczne, niezależnie czy objęte są przepisami ustawy PZP czy też nie.”

 

Ad.1)

      Zamawiający zgodnie z wnioskiem dokonuje zmiany Opisu przedmiotu zamówienia:

      2. Opis przedmiotu zamówienia

      2.1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia sukcesywna dostawa materiałów obejmuje tonery oryginalne jak również tonery prefabrykowane, które mają na celu odzysk i ponowne wykorzystanie odpadów.

      2.2. Oferowane produkty stanowiące tonery prefabrykowane mają być materiałami, które nie posiadają gorszych parametrów od oryginałów (wydajność, jakość wydruku) i posiadają oznaczenie CE oraz wszelkie niezbędne dokumenty i certyfikaty. Tym samym tonery prefabrykowane maja być wytworzone w procesie produkcji podczas, którego wykorzystane zostaną obudowy plastikowe oraz inne pełnowartościowe części tonerów zużytych, w których zostaną wymienione na fabrycznie nowe wszystkie elementy biorące czynny udział w procesie drukowania (wałki, listwy, bębny, chipy, itp.).

      2.3. Tonery i tusze stanowiące oryginały powinny być zaprojektowane w sposób umożliwiający ich ponowne napełnienie lub recykling materiału.

2.4. Oferowane materiały eksploatacyjne nie mogą powodować uszkodzenia urządzenia. Jeżeli zaoferowany materiał eksploatacyjnych spowoduje konieczność konserwacji urządzeń częściej niż przewiduje to producent, spowodowane w szczególności wysypywaniem się tonera itp. Wykonawca zobowiązany będzie do usunięcia tych uszkodzeń na swój koszt w terminie 7 dni roboczych od daty zgłoszenia mailem uszkodzenia przez Zamawiającego. W przypadku braku możliwości naprawy w terminie, o którym mowa powyżej Zamawiający może ustalić dłuższy termin, który wiąże Wykonawcę.

      2.5. Jeżeli Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczanych materiałów eksploatacyjnych (produktów), niekorzystnie odbiega od norm jakościowych Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymianu produktu na nowy, wolny od wad w terminie 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia e-mailem przez Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy.

      2.6. Opis znajduje się w załączniku nr 1a (Asortymentowy wykaz materiałów eksploatacyjnych).

      2.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości materiałów eksploatacyjnych w stosunku do wymienionych ilości w załączniku nr 1a (Asortymentowy wykaz materiałów eksploatacyjnych). Ilości podane w załącznikach są ilościami maksymalnymi.

 

 

     Zamawiający dodaje w Rozdziale Przedmiot zamówienia:

      Punkt 4. Szczegółowe wymagania dotyczące materiałów tzw. oryginalnych:

      - nieprzeterminowane;

     Oraz

      Punkt 5. Szczegółowe wymagania dotyczące materiałów równoważnych:

      - nieprzeterminowane;

      - wyprodukowane w całości z części i podzespołów nowych lub w procesie refabrykacji/ remanufactured, z wykorzystaniem pełnowartościowych części i podzespołów z ekologicznego odzysku, w szczególności z tworzyw sztucznych;

     - Deklaracja Zgodności Producenta (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. dot. wymagania dokumentów potwierdzających równoważność);

      - materiały równoważne nie mogą naruszać praw patentowych producentów tzw. materiałów oryginalnych.

      W związku z powyższym wnioskiem Zamawiający dokonuje zmiany w Formularzu Ofertowym – załącznik nr 3 poprzez dodanie w treści formularza zobowiązania oferenta/ dostawcy do bezpłatnego usunięcia usterki urządzenia, jeśli spowodowana będzie przez materiał równoważny, co musi być stwierdzone komisyjnie, przy udziale przedstawiciela oferenta/ dostawcy.

 

 Zamawiający zgodnie z wnioskiem dodaje w Rozdziale III Istotne warunki zamówienia

Punkt 4 Warunki udziału w postępowaniu i sposób potwierdzania ich spełniania.

     O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w dostawie materiałów eksploatacyjnych. Wykonawca winien wykazać, że dostarczył (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również dostarcza) w okresie co najmniej 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie), co najmniej dwie usługi o wartości co najmniej 15 000,00 zł brutto polegające na dostawie materiałów eksploatacyjnych.

W celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest przedstawić wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie,  wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie wraz z informacją, że dostarczone materiały eksploatacyjne nie pogarszały stanu technicznego urządzeń oraz zaoferowane produkty pod kątem funkcjonowania i żywotności urządzeń drukujących nie odbiegały od normy. Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawa była wykonywana, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli  z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wyżej wymieniony wykaz stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

 

 

W wyniku wniosku, który wpłynął do Wykonawcy w dniu 29 marca 2019r. Zamawiający dokonuje zmiany w Rozdziale V. Zmieniona treść rozdziału poniżej.

 

V. Miejsce, termin i sposób składania ofert

 

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w języku polskim (na załączonym formularzu) osobiście/ pisemnie/ listem do dnia 09 kwietnia 2019r. do godziny 14:00 w Sekretariacie Urzędu Gminy Nowe pok. nr 26.

 

2. Składając ofertę pisemnie prosimy ją zaadresować na zamawiającego i opatrzyć informacją:

 

                                 Oferta na:

„Zakup i sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

 

Nie otwierać przed 09 kwietnia 2019r. godz.14:00

 

 

     POZOSTAŁE ZAPISY ZAPYTANIA OFERTOWEGO POZOSTAJĄ BEZ ZMIAN.          

 

 

 

 

                                                                                                     Burmistrz Nowego

 

                                                                                                       Czesław Woliński